Meetingroom as a Service richtig wählen

Der Trend zu flexiblen Arbeitsmodellen und hybriden Meetings hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen auf "Meetingroom as a Service" (MRaaS) setzen. Aber was genau bedeutet das?
Meetingroom as a Service bietet Ihnen die Möglichkeit, modern ausgestattete Meetingräume ohne grosse Anfangsinvestitionen (CapEx) zu nutzen. Stattdessen zahlen Sie eine monatliche Gebühr, die als Betriebsausgabe (OpEx) kalkuliert wird. Dies schont nicht nur Ihr Budget, sondern gibt Ihnen finanzielle Flexibilität und Planungssicherheit. Statt hohe Einmalbeträge für Technik und Infrastruktur aufzuwenden, profitieren Sie von einem vollständig betreuten Service, der Planung, Installation, Wartung und Support umfasst.
Auf die folgenden 9 Punkte sollten unbedingt achten, wenn Sie eine Meeting Room as a Service entscheiden wollen.

Ein guter Anbieter für Meetingraumlösungen sollte Ihnen die Freiheit bieten, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Achten Sie auf kurze Vertragslaufzeiten, die Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Kapazitäten schnell zu skalieren – egal ob nach oben oder unten.

Ein reibungsloser Betrieb steht und fällt mit dem Service. Wählen Sie einen Anbieter mit exzellenten Kundenbewertungen und einer nachweislich hohen Servicequalität. Dies garantiert Ihnen schnelle Hilfe bei Problemen und sorgt dafür, dass Ihre Meetings nicht durch technische Störungen beeinträchtigt werden.

Sicherheitsstandards sind gerade bei modernen Meetingräumen ein Muss. Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter gängige IT-Sicherheitsstandards erfüllt und Ihnen eine Lösung bietet, die auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen zugeschnitten ist.

Die Technik im Meetingraum sollte intuitiv und für jeden Mitarbeitenden einfach zu bedienen sein – ohne Schulungsaufwand. Benutzerfreundliche Oberflächen und smarte Automatisierungen sorgen für Effizienz und reduzieren den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Meetings.

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Trend, sondern ein entscheidender Faktor für die Zukunft. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Wert auf energieeffiziente und langlebige Technologien legt. Nachhaltige Lösungen bedeuten nicht nur einen geringeren Energieverbrauch, sondern auch weniger Elektroschrott durch modulare und aufrüstbare Systeme. Zusätzlich tragen Sie mit nachhaltigen Meetingräumen aktiv zur Erreichung Ihrer eigenen ESG-Ziele bei. Achten Sie darauf, dass der Anbieter umweltfreundliche Materialien verwendet und eine transparente Recyclingstrategie verfolgt. Diese Massnahmen helfen nicht nur der Umwelt, sondern stärken auch Ihre Marke als verantwortungsbewusstes Unternehmen.

In hybriden Meetings, bei denen Teilnehmer sowohl vor Ort als auch online zusammenarbeiten, ist die Audioqualität entscheidend. Eine klare und störungsfreie Kommunikation ist die Basis für effektive Zusammenarbeit. Wählen Sie einen Anbieter, der nicht nur IT-Kompetenz, sondern auch nachweisliche Expertise in professioneller Audiotechnik bietet. Dies umfasst hochwertige Mikrofone (z.B. Beamforming), optimierte Lautsprecheranordnungen und akustische Anpassungen, die auf den Raum und Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer – unabhängig von ihrem Standort – gleich gut verstanden werden.

Ein umfassendes Serviceangebot ist essenziell. Dazu gehören Planung, Installation, Wartung und Support. Ein Anbieter, der alles aus einer Hand bietet, spart Ihnen Zeit und Ressourcen.
Cloudbasierte Lösungen erweitern dieses Konzept entscheidend:

• Fernüberwachung:  Probleme können in Echtzeit erkannt und oft direkt aus der Ferne behoben werden, wodurch Unterbrechungen minimiert werden. Ist ein Einsatz vor Ort erforderlich, werden Sie vom Service Provider direkt kontaktiert.
• Automatische Updates: Software bleibt stets auf dem neuesten Stand, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind, was Sicherheit und Funktionalität garantiert. Nur mit aktueller Software ist der reibungslose Betrieb aller Komponenten sichergestellt.
• Datengestützte Analysen: Detaillierte Nutzungsmuster der Meetingräume helfen, den Einsatz zu optimieren und Kosten zu senken.

Jedes Unternehmen ist anders. Achten Sie darauf, dass der Anbieter flexible Module und individualisierbare Pakete anbietet, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Zu den wichtigen Individualisierungen zählen Speaker-Tracking und drahtlose Präsentationssysteme.
KI-gestütztes Speaker-Tracking fokussiert automatisch auf den aktiven Sprecher und sorgt so für bessere Sichtbarkeit und gesteigerte Effizienz, besonders in hybriden und virtuellen Meetings. Allerdings können häufige Sprecherwechsel zu unruhigen Bildwechseln führen. Entscheiden Sie sich für ein System, dass zu Ihrer Meetingkultur passt. 
Systeme wie Barco ClickShare, Miracast, AirPlay, Google Cast oder Yealink RoomCast ermöglichen einfache, kabellose Verbindungen und verbessern die Zusammenarbeit. Ihr Meetingraum sollte Technologien unterstützen, die bereits in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

Die Technik entwickelt sich rasant. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der regelmäßig Updates durchführt und sicherstellt, dass Ihre Systeme immer auf dem neuesten Stand sind.

Als erfahrener Partner in der Schweiz vereinen wir alle diese Kriterien in unseren Lösungen. Unser Meetingroom as a Service Konzept bietet Ihnen modernste Technik, intuitive Bedienung und einen persönlichen Service – alles abgestimmt auf Ihre Anforderungen.

Ein Meetingraum ist das Herzstück moderner Zusammenarbeit. Mit den richtigen Kriterien und einem erfahrenen Anbieter wie der EOTEC sorgen Sie für reibungslose Meetings, minimalen Aufwand in der Technischen Betreuung und maximale Flexibilität. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, Ihr Meetingraum-Erlebnis auf ein neues Level zu heben.
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