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Videokonferenzraum einrichten - Was gilt es zu beachten?

Ein gut geplanter und eingerichteter Videokonferenzraum ist der Schlüssel für das perfekte Gespräch und heutzutage nicht mehr wegzudenken aus dem Geschäftsalltag. Damit die Videokonferenz aber nicht zum digitalen Desaster wird und unter Umständen sogar Geschäftsbeziehungen in Brüche gehen, so gilt es im Vorfeld bei der Planung und Ausgestaltung der Räume einiges zu beachten. Worauf man ganz besonders sein Augenmerk richten sollte, das lesen Sie hier im Blog.

Auch hier zählt: Eine gute Planung reduziert allfällige Folgekosten

Dank der Videokonferenztechnik sind virtuelle Sitzungen heute sehr einfach umsetzbar und fast so gut wie persönliche Treffen. Teure Geschäftsreisen werden überflüssig - die Finanzabteilung freut's. Aber nicht nur Freude herrscht, wenn es um Videokonferenzräume geht: Gilt es einen Raum professionell zu planen und einzurichten, so stehen technisch weniger versierte Personen rasch vor fast schon unlösbar scheinenden Herausforderungen. Die rasanten Fortschritte in der Technologie und auch in den Anforderungen an die Videokonferenzen selbst machen heute vieles einfacher aber auch komplexer; vor allem in der Planung: Diverse Konferenzen wollen miteinander zusammengeschaltet werden, die hohe Beteiligung der Teilnehmer stösst die Raumgrösse mancherorts an ihre Grenzen und auch digitale / technische Möglichkeiten sind da, werden aber selten als diese erkannt.

Dieser Blog liefert Ihnen eine kleine Checkliste über 8 zentrale Fragestellungen, die sich jeder stellen sollte, der sich aktuell oder künftig mit der Planung von einem Videokonferenzraum auseinandersetzt.

1. Welche Grösse muss ein Videokonferenzraum haben?

Die erste grundlegende Frage, die man sich selbst stellen sollte, bezieht sich auf den Nutzen und Zweck des Raumes. Wie viele Teilnehmer werden voraussichtlich an den Videokonferenzen teilnehmen? Wichtig ist sich mit dieser Frage schon im Vorfeld auseinanderzusetzen. Später könnte es sich als schwierig erweisen die Kapazität an Teilnehmern zu dehnen da die Technologie, je nachdem wofür man sich entschieden hat, auf eine bestimmte Kapazität / Sitzordnung ausgerichtet ist. Der Raum sollte auf jeden Fall genug gross sein um eine gewisse Flexibilität zu behalten.

In die Planungsphase gehört zwingend die Betrachtung der bestehenden AV- und Büroausstattungen im vorgesehenen Raum. Bietet dieser zudem die erforderliche Grösse um digitale Präsentationen, Videokonferenzen und Whiteboard-Sitzungen mit der vorgesehenen Personenanzahl durchführen zu können? Wie viele Bildschirme, Projektoren oder Whiteboards werden benötigt? Nicht jeder Raum braucht jedes Gerät, daher sollten Besprechungsräume strategisch ausstattet werden.

2. Welcher Standort eignet sich für einen Videokonferenzraum?

Seien Sie sich gerade in Grossfirmen bewusst, dass die erfolgreiche Nutzung eines Videokonferenzraumes auch mit dem richtigen Standort im Gebäude zusammenhängt. Sollten zu wenige oder nur zu weit entfernte Räume zur Verfügung stehen, werden sich Mitarbeiter vielfach alternative Varianten einfallen lassen für ihre Gespräche, Videokonferenzem etc. - mit all ihren Vor- und Nachteilen. Wo und wie viele Räume zur Verfügung stehen ist bei einer vorausschauenden Planung entscheidend, um die Nutzungsziele zu erreichen.

3. Sollte man die bestehende Infrastruktur nutzen / einbinden?

Wenn möglich ja. Sie haben wahrscheinlich schon einen oder mehrere Räume ins Auge gefasst, um diese als Videokonferenzraum auszurüsten. Sind Sie noch unschlüssig, welcher es schlussendlich sein wird? Die vorhandene Infrastruktur kann hierbei eine nützliche Entscheidungshilfe darstellen. Gibt es genügend Strom- und IT-Anschlüsse? Ist bereits passendes Mobiliar vorhanden? Können auch ergänzende Präsentationshilfsmittel verwendet werden? Dies könnten bereits einige der kritischen Kriterien für eine Vorauswahl sein.

4. Wie sieht die ideale Bestuhlung in einem Videokonferenzraum aus?

Dieser Punkt lässt sich einfach über die Raumgrösse sowie geplante Kapazität beantworten - in diesem Zusammenhang sollte man sich mit dem Sitzlayout auseinandersetzen und entscheiden, wie die Bestuhlung künftig sein sollte. Unabhängig von der Bestuhlungsart, Kapazität oder Raumgrösse ist aber das Mobiliar selbst von hoher Wichtigkeit: Unbequeme Stühle lassen nicht selten Gespräche vorzeitig beenden und die Teilnehmer nervös erscheinen.

Bei der Bestuhlung selbst gibt es in der Regel 2 gängige Varianten:

5. Welches Licht braucht man in einem Videokonferenzraum?

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen natürlichem Licht und Deckenlicht kann Schatten reduzieren, die das Meeting-Erlebnis für Ihre virtuellen Gäste beeinträchtigen können. Neutrale Grautöne an Wänden und Tischen verbessern die Farbdarstellung. Vermeiden Sie komplett weisse Wände oder Tische. Die Kameraausrichtung sollte auch nicht einer direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein da ansonsten die Gefahr besteht, dass das Bild weiss wird mit einer generell schlechten Bilderkennung.

6. Wie wichtig ist die Raumakustik bei Videokonferenzen?

Der Zweck und die Grösse des Raums bestimmen einen Grossteil der Audioanforderungen. Die Akustik des Konferenzraums ist wichtig, damit die Teilnehmer gehört und verstanden werden können. Für eine optimale Konferenzqualität sollten Sie die Reflexion des Schalls von verschiedenen Oberflächen im Raum reduzieren. Schallabsorptionsprodukte verhindern Echos und Nachhall, sodass alle Konferenzteilnehmer einander problemlos hören und verstehen können - hierzu zählen unter anderem Teppiche, Akustikbilder, Vorhänge etc.

Auch wenn die Mikrofontechnik heute bereits erstaunliche Resultate liefert, gilt immer noch, dass das beste Mikrofon eine schlechte Akustik nicht retten kann.

7. Welche Ausstattung braucht man für einen Videokonferenzraum?

Mikrofon

Der zentrale Erfolgsfaktor bei jeder Videokonferenz ist der Ton - dies ist noch viel wichtiger als das Bild an sich. Die Raumgrösse sowie die vorgesehenen Sitzpositionen entscheiden die Wahl der Mikrofon-Technologie. Heutige Systeme unterdrücken Echos und Nebengeräusche. So erreichen Sie eine kristallklare Klangqualität und hohe Verständlichkeit. Für beste Akustik in grossen Konferenzräumen lassen sich mehrere Mikrofone intelligent zusammenschalten. Denn hören wollen Sie nur die Person, die gerade spricht und nicht die störenden Nebengeräusche.

Lautsprecher

Das Ziel ist eine verzögerungsfreie und ausgewogene Tonübertragung im Raum. Der ideale Hörkomfort wird durch eine optimale Positionierung der Lautsprecher und auf den Raum angepasste akustische Signaloptimierung erreicht.

Videobildschirm

Die Grösse des Raumes und die maximale Teilnehmerzahl definieren die Art des Bildschirms. Für kleinere Besprechungsräume genügt beispielsweise ein 4K-Display. Für Konferenzräume und Sitzungssäle empfehlen sich mehrere Bildschirme oder Projektoren. Grossformatige LED-Wände sind in exklusiven Videokonferenz-Studios die erste Wahl.

Kamera

Zusätzlich zum Ton gehört das Bild zum zentralen Element bei jeder Videokonferenz - ein gutes Kamerasystem trägt auch stark zu Wohlbefinden während Gesprächen bei. Zu empfehlen sind jene Kameras, welche Ihnen das effizienteste Meeting-Erlebnis ermöglichen. Je nach Anforderung, respektive Raumgrösse sollte verstärkt auf den Zoomfaktor der Kamera geachtet werden. 

Beleuchtung

Dimmbare Leuchten lassen das Licht in den Räumen optimal steuern. Eine angepasste Farbtemperatur leuchtet die Konferenzteilnehmer natürlich aus. Die beste Position der Lichtquelle vermeidet Schattenwurf und verbessert die visuelle Betonung.

Medien- und Raumsteuerung

Um ein durchgängig gutes Erlebnis zu bieten, sind auch die Steuerelemente des Videokonferenzraums wichtige Faktoren. Sie ermöglichen die nahtlose und sichere Verbindung der einzelnen Komponenten. Je einfacher diese in der Handhabung sind, desto optimaler werden sie während den Videomeetings eingesetzt.

Software

Auf dem Markt gibt es viele Anbieter von Videokonferenz-Systemen - im Vordergrund stehen dabei Systeme wie Zoom, Microsoft Teams oder Cisco WebEX. Bei der Auswahl eines Dienstes, der den grössten Nutzen bringt, sind jedoch einige tragende Aspekte zu beachten:

  • Kompatibilität zu bereits vorhandenen IT-Anwendungen
  • Skalierbarkeit der Teilnehmeranzahl
  • Erforderliche Zusatzbedürfnisse, wie z.B. Kalenderanbindungen, Recording, Funktionen zur Bildschirmteilung
  • Einhaltung der benötigten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
  • Einfachheit der Anwendung
  • Automationen (zukünftig spricht man schon von automatischen Zusammenfassungen oder Transkript-Funktionen)

8. Datenschutz in Videokonferenzräumen - was muss man beachten?

Die Kompatibilität von Videokonferenzsoftware mit Datenschutzgesetz (DSG) ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. 

Video- und Online-Konferenz-Tools von Anbietern mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum unterliegen bereits den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung.  Wenn Sie planen, das Videokonferenzsystem eines Drittlandanbieters zu nutzen, sollte ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet sein, welches mit dem in der EU vergleichbar ist. Folgende Punkte sind wichtig und sollten im Vorfeld definiert sein:

  • Bildschirmfreigaben in Bezug auf Daten- und Personenschutz
  • Recording von Videokonferenzen und deren Verwendung
  • Datenaufbewahrung in Zusammenhang mit Videokonferenzen

EOTEC verfügt über ausgewiesene Kompetenzen und Erfahrung im Zusammenhang mit Patientendaten (Spitäler) und Videokonferenzen.

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Konfiguratoren helfen bei der Entscheidungsfindung

Nicht selten stehen Verantwortliche in Unternehmen vor technischen Fragestellungen, wenn es um die Planung von Videokonferenzräumen stehen. Als Resultat wird das Projekt gerne in der Priorisierung wieder zurückgestuft da man sich nicht die Zeit nehmen will oder kann, sich in einem unbekannten Terrain zu verlaufen: Möchte man aber seinen Kunden ein digitales Erlebnis bieten bei Online-Konferenzen, so kommt man wohl oder übel nicht darum herum, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Als praktische Hilfe erweisen sich dabei Online-Konfiguratoren - EOTEC stellt einen kostenlosen und unverbindlichen Videokonferenzraum-Konfigurator allen Interessierten zur Verfügung, wo intuitiv und über maximal 5 Fragen der User zu 3 Lösungsvorschlägen mit Richtpreisen geführt wird. Optional kann man sich auch eine digitale Zusammenfassung schicken lassen mit detaillierter Erläuterung zu den Lösungsvorschlägen, was zusätzlich durch wichtige Tipps & Tricks für die perfekte Konferenz abgerundet wird. Eine willkommene Unterstützung für alle jene, die sich rasch, unkompliziert und individuell zum Thema Videokonferenzraum informieren möchten.

 

Sich gleich selbst überzeugen

EOTEC lädt alle Interessierte herzlich ein, den Konfigurator auszuprobieren und gerne auch ein Feedback zu hinterlassen. Wir sind überzeugt, dass Sie von der intuitiven Bedienung überrascht sein werden, von den Lösungsvorschlägen noch mehr.

Alexander Dischö (Leiter Marketing und Verkauf) freut sich auf Ihre Rückmeldung zum Konfigurator:
Email: alexander.dischoe(at)eotec.ch
Tel: 061 467 90 91

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