Die Technik selbst muss nicht gewartet werden, lediglich allfällige Software-Updates im Rahmen der Erneuerung der IT-Infrastruktur.

Es ist ratsam auf ausgefallene Muster oder Streifen zu verzichten, die vor der Kamera ablenkend wirken können. Wenn ein helles, weisses oder schwarzes Hemd oder Bluse getragen wird, so kann es sein, dass die Kamera die Helligkeit automatisch anpasst und Ihr Gesicht schwer zu erkennen wird. Es eignet sich somit eine weniger extreme Farbe.

Ein Videokonferenzraum kann für wenige bis zahlreiche Teilnehmer ausgestattet sein: Von Einzelplatzlösungen bis hin zu grossen Konferenzräumen / -sälen mit Dutzenden von Teilnehmern. In der Regel werden aber bei Unternehmen Videokonferenzräume bis ca. 6-9 Teilnehmer ausgestattet.

Ob Einzelfirmen, mittlere oder grössere Unternehmen - Videokonferenzräume eignen sich für alle Unternehmen, auch unabhängig der Branche. Die Erwartungshaltungen können dabei variieren, darum müssen die gewählten Lösungen diesen Anforderungen entsprechen. Sie müssen grundsätzlich einfach gehandhabt werden können, egal ob nun bei einer Fixinstallation oder mit Plug & Play-Systemen. Das Team muss sich immer auf die Zusammenarbeit konzentrieren können, die Technik darf nicht zu Ablenkungen führen.

Ein Videokonferenzraum ist ein eine Räumlichkeit, wo sich mehrere Teilnehmer über eine Videokonferenz-Lösung mit einer oder mehreren Gegenstellen kommunizieren können. Meist sind mehrere Bildschirme vorhanden für Präsentationen und die Bilder der Teilnehmer.